Prowadząc biznes niejednokrotnie spotykasz się z sytuacją kiedy do istniejącej operacji gospodarczej

  • wykonanie przelewu
  • dostarczenie towaru
  • …itp…

nie posiadasz dokumentów źródłowych. Jak wtedy ujmujemy taką operację przy prowadzeniu Pełnej Księgowości? Aby rzetelnie prowadzić zapisy księgowe w KPiR niezbędne są dowody księgowe nazywane dowodami źródłowymi. Zdarzają się jednak sytuacje, że nie ma możliwości w danej chwili uzyskać potrzebnego dowodu księgowego.

Jak mówi art.20 Ustawy o Rachunkowości z dnia 29 września 1004 roku, do dowodów księgowych należą dowody:

  • zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów
  • zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom
  • wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz
  • zbiorcze – służace do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione
  • korygujące poprzednie zapisy
  • rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

Dopuszczalne w świetle przepisów ustawy są tzw. dowody zastępcze, które uznawane mogą być za dokumenty księgowe, ale tylko do chwili uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Dokument taki uznany może być w uzasadnionych przypadkach. Dokument ten nie może z kolei być podstawą zapisów księgowych przy zakupie opodatkowanym podatkiem od twowarów i usług jak również skupie metali nieżelaznych od ludności.

Istotne jest, aby pamiętać, że zastępczy dowód powinien posiadać elementy charakterystyczne dla dowodu księgowego. Do tych elementów zalicza się zgodnie z art.21 ust 1 ustawy o Rachunkowości z dnia 29 września 1994r:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
  • określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Według ustawy możliwe jest by na dowodzie brakowało podpisu wystawcy, opisu operacji, określenia rodzaju dowodu, określenia stron – jeżeli wynika to z innych przepisów. Warto jednak mieć do ta uwadze że w celach dowodowych, windykacyjnych itp. podpisy stron potwierdzających informacje są zdaniem Naszego Biura niezbędne, aby księgowanie było pewne i bezpieczne dla każdej ze stron.